พลิกโฉมแผนกบัญชีและการเงินด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล

โดย โทชิฮิเดะ โอตานิ ผู้อำนวยการ บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด

 

ในโลกธุรกิจ การบริหารความเสี่ยงทางการเงินเป็นเรื่องที่องค์กรต้องคำนึงถึงอยู่เสมอ ตั้งแต่การตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงทางเศรษฐกิจในระดับมหภาคที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยด้านต่าง ๆ หลายประการ เช่น อัตราแลกเปลี่ยน อัตราดอกเบี้ยและอัตราเงินเฟ้อ ไปจนถึงปัจจัยอื่น ๆ ที่ถูกเพิ่มไปบนหน้ารายงานข้อมูลทางเศรษฐกิจ อาทิ เป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม ความยั่งยืน และธรรมมาภิบาล (ESG) ซึ่งการกำหนดกลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงแบบครอบคลุมมีความสำคัญเป็นอย่างมากและถือเป็นงานที่ยิ่งใหญ่สำหรับประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) แม้ว่าองค์กรจะอยู่ในภาวะปกติก็ตาม

ยิ่งไปกว่านั้นการแพร่ระบาดใหญ่ทั่วโลกของโควิด-19 ที่เกิดขึ้น ส่งผลให้เกิดความไม่แน่นอน ลองจินตนาการถึงความยากลำบากที่ทีมบัญชีและการเงินต้องเผชิญเมื่อต้องจัดการ ดำเนินการ เพื่อบริหารและควบคุมทางการเงินที่สำคัญในแต่ละวัน การคาดการณ์ในระยะยาวกลายเป็นเรื่องที่ทำได้ยากขึ้นเรื่อย ๆ และกลายเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่สำหรับ CFO ไม่ว่าพวกเขาจะปฏิบัติงานในองค์กรธุรกิจที่มีขนาดเล็กหรือใหญ่ หรือในอุตสาหกรรมใดก็ตาม

การมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะทางการเงินขององค์กรเป็นสิ่งสำคัญในการสนับสนุนกิจกรรมทางธุรกิจ แต่ในปัจจุบันโลกเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว คำถามคือเราจะทำอย่างไรเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เรียลไทม์ และนำไปปฏิบัติได้จริงเมื่อถึงเวลา

ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา หลายบริษัทได้นำเทคโนโลยีมาใช้กับส่วนงานบัญชีและการเงินมากขึ้น รวมถึงการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ แต่นั่นยังไม่ใช่คำตอบของการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการดำเนินการอย่างแท้จริง เราจำเป็นต้องคิดหาแนวทางใหม่ ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้เทคโนโลยีนี้ตอบสนองวัตถุประสงค์ที่ถูกต้องชัดเจน

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในช่วงสองปีที่ผ่านมาคือ การนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้น  ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมากที่เราต้องแน่ใจว่าในภาคส่วนที่เราจะนำเทคโนโลยีเข้าไปใช้นั้นเหมาะสมและสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ตอบโจทย์ด้านการบริหารจัดการรวมถึงความต้องการของผู้บริหาร โดยให้ข้อมูลที่ถูกต้องในรูปแบบที่ผู้บริหารต้องการผ่านเครื่องมือที่ชาญฉลาด  เพื่อให้พวกเขาสามารถเห็นข้อมูลทางการเงินและใช้เป็นข้อมูลสำหรับการตัดสินใจต่อไป

การทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันให้ถูกต้องสมบูรณ์นั้นถือเป็นเรื่องที่ท้าทายยิ่งกว่า ดังนั้นทาง เอบีม คอนซัลติ้ง จึงได้ระบุประเด็นสำคัญสามประการเพื่อใช้สำหรับการพิจารณาในปี 2565 และปีต่อๆ ไปไว้ดังนี้

1. เปลี่ยนจากแรงงานมนุษย์มาเป็นระบบดิจิทัล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการทำงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เป็น Routine

มีงานหลายอย่างในสายงานบัญชีและการเงินที่ต้องใช้พนักงานในการทำงาน ซึ่งสามารถคาดการณ์ได้ และบางครั้งอาจต้องทำงานแบบเดิมซ้ำ ๆ การระบุว่างานใดมีขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำซ้ำเป็นประจำ และสามารถช่วยจัดการและวิเคราะห์โดยปัญญาประดิษฐ์หรือ AI ได้ จะช่วยเร่งการเปลี่ยนผ่านทางดิจิทัลให้เห็นผลอย่างชัดเจน ขณะเดียวกันก็ช่วยให้ทีมบัญชีและการเงินขององค์กรมีเวลาเพิ่มขึ้นเพื่อจัดการงานอื่น ๆ แทนได้

ตัวอย่างการใช้ระบบ Robotics Process Automation (RPA) ที่สามารถตั้งค่าสำหรับระบบบัญชีเจ้าหนี้อัจฉริยะ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และกระบวนการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรประหยัดเวลาและลดค่าใช้จ่าย และ AI ยังสามารถนำมาใช้ในงานบัญชีต่าง ๆ ได้อีกหลากหลาย โดยท้ายที่สุดแล้วพนักงานบัญชียังสามารถตรวจสอบความถูกต้องและอนุมัติงานในขั้นตอนสุดท้ายได้อีกด้วย

การนำเทคโนโลยีและกระบวนการด้านบัญชีมาใช้แบบผสมผสานกันนั้นมีเพิ่มมากขึ้นทุกวัน และผู้นำธุรกิจจำเป็นต้องก้าวให้ทันการเปลี่ยนแปลงนี้ และทำความเข้าใจว่าเทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของบัญชีภายในองค์กรอย่างรวดเร็ว

2. ผสานรวมโซลูชันด้านดิจิทัล เพื่อให้เข้าถึงข้อมูลทางการเงินได้มากขึ้น

ไม่ใช่ว่าทีมผู้บริหารทุกทีมจะมีพื้นฐานด้านการเงิน แต่พวกเขาจำเป็นต้องเข้าใจถึงผลประกอบการทางการเงิน เพื่อให้สามารถวางแผนและตัดสินใจได้ดีขึ้น ซึ่งทีมบัญชีและการเงินสามารถเข้าถึงเครื่องมือดิจิทัลที่จำเป็น สำหรับการแชร์ข้อมูลทางการเงินแบบเรียลไทม์ไปยังแผนกอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ถึงเวลาแล้วที่จะเลิกใช้ตาราง กราฟ และสเปรดชีตแบบเดิมๆ เพราะการแสดงข้อมูลแบบภาพเป็นวิธีการนำเสนอข้อมูลที่ดีกว่า ซึ่งจะช่วยให้ผู้นำธุรกิจจากทุกๆ แผนกมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลการดำเนินงานทางการเงิน ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการผลิต การตลาด ไอที หรือแม้แต่ซีอีโอ (CEO) เองก็ตาม

ปัจจุบันนี้ข้อมูลทางการเงินที่ซับซ้อนสำหรับระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร (Enterprise Resource Planning : ERP), การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการและวิเคราะห์งบกระแสเงินสด และข้อมูลอื่น ๆ สามารถแสดงแบบเรียลไทม์ในรูปแบบแดชบอร์ด (Dashboard) ได้ ซึ่งจะช่วยให้เข้าใจและช่วยในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

3. การวัดผลในสิ่งที่อาจจับต้องไม่ได้

ปัจจุบัน มีบริษัทจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ที่ลงทุน และมุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายด้านสิ่งแวดล้อม สังคม และธรรมมาภิบาล (ESG) ซึ่งเป็นกิจกรรมที่อาจจับต้องผลลัพธ์ทางการเงินได้ค่อนข้างยาก และสิ่งนี้ถือเป็นความท้าทายสำหรับ CFO เพราะโดยทั่วไปการวัดผลของ ESG อาจไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการรายงานทางการเงินที่บริษัทต้องทำ แม้ว่าบริษัทต่าง ๆ จะเปิดเผยข้อมูลมากขึ้นในรายงานประจำปีของตน หรือในรายงานความยั่งยืนที่แยกต่างหากออกมา แต่เราจะวัดการลงทุนนี้ได้อย่างไร

ไม่ว่าจะเป็นโครงการด้านความรับผิดชอบต่อสังคมขององค์กร การมุ่งลดคาร์บอนให้เป็นศูนย์ หรือกิจกรรมอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งมักไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับผลกำไรของบริษัท แต่จำเป็นต้องแสดงคุณค่าขององค์กรที่คำนึงถึงสิ่งแวดล้อม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่กำลังมองหาแหล่งเงินทุนใหม่ เนื่องจากนักลงทุนใช้ปัจจัยที่ไม่ใช่ปัจจัยทางการเงินเหล่านี้ไปเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวิเคราะห์เพื่อระบุความเสี่ยงที่สำคัญและโอกาสในการเติบโต

ขณะนี้มีเทคโนโลยีที่ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ สามารถวัดผลของกิจกรรมดังกล่าวได้ ตัวอย่างเช่น การใช้ Connected Enterprise® Digital ESG ที่จะสามารถช่วยรวบรวม ประเมิน และวัดผลข้อมูลเกี่ยวกับ ESG ต่าง ๆ ที่ไม่ได้เชื่อมต่อ และนำเสนอในรูปแบบที่แสดงและติดตามผลตอบแทนจากการลงทุนดังกล่าวได้

การประเมินตัวเลือกเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การปรับปรุงหน้าที่ด้านบัญชีและการเงินเป็นหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผนเพื่อสร้างดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน และสิ่งสำคัญเวลาที่ต้องทำการตัดสินใจเมื่อทำการปรับโครงสร้างหรือออกแบบฟังก์ชันงานบัญชีและการเงินใหม่ด้วยโซลูชันดิจิทัลที่เหมาะสม วิธีที่ดีที่สุดคือการคิดทบทวนเพื่อออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือก็คือการทำ Business Process Reengineering (BPR) เพื่อระบุจุดที่เป็นปัญหา สิ่งที่ทำให้กระบวนการทำงานติดขัด และคุณค่าหรือสิ่งที่องค์กรต้องการส่งมอบให้ลูกค้า (Value Proposition )

ผลลัพธ์ที่ตามมาของการทำ BPR และกิจกรรมทางด้านดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน อาจส่งผลในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน และก่อให้เกิดโซลูชันที่ช่วยประหยัดเวลาและต้นทุนที่หลากหลาย อีกทั้งยังช่วยลดปริมาณงาน และทำให้การดำเนินงานในปัจจุบันมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้เจ้าหน้าที่บัญชีและการเงินมีเวลาเพิ่มขึ้นและสามารถทำงานอื่นๆ ที่ช่วยเพิ่มคุณค่าให้กับแผนกได้มากขึ้น

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันคือ เราต้องมั่นใจได้ว่า CFO ของบริษัทมีความเข้าใจอย่างชัดเจนถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากสิ่งนี้จะช่วยเปลี่ยนบทบาทของพวกเขาจากการเป็นผู้จัดเตรียมรายงานทางการเงิน ให้กลายเป็นที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ให้กับ CEO และผู้บริหาร ด้วยความเข้าใจที่ชัดเจนในกลยุทธ์และเป้าหมายของบริษัท